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Por que a Gestão por Processos é tão importante para o sucesso dos empreendimentos?

Nesse texto vamos desvendar o porquê essa abordagem gera tanto resultado para as Organizações. Para começar, vamos entender o significado de cada palavra dessa expressão:

Gestão é o ato de coordenar pessoas, processos, recursos financeiros e materiais em prol de um objetivo.


Processo, por sua vez, é um conjunto de recursos e atividades que estão logicamente inter-relacionadas para transformar insumos (entradas) em produtos/serviços (saídas).

Para ficar mais fácil de entender esse conceito, vamos ilustrar com uma atividade bem simples do nosso cotidiano: Fazer um bolo!


Para obtermos nosso bolo (saída) precisamos de ingredientes, utensílios e equipamentos (entradas) que serão utilizados e incrementados de forma lógica conforme orientações prescritas na receita. Portanto, a receita é o processo que permitirá a obtenção do bolo, mas para que ele saia conforme o esperado, é necessário planejamento, para que não falte nenhum insumo, bem como monitoramento de indicadores, como temperatura e tempo de assamento.


De modo semelhante, uma empresa possui um processo base, que é produzir o produto ou executar o serviço que será comercializado. Muitas vezes ela não possui um procedimento escrito descrevendo tal processo, mas ele está presente e exige tanta atenção quanto a receita de bolo. Entretanto, o contexto empresarial é um pouco mais complexo porque ele conta com outros processos que sustentam ou complementam o processo principal de produção, como o processo de venda, o processo financeiro/contábil, o processo de compras, o processo de manutenção, dentre outros. Estes processos têm um único objetivo: Gerar resultados para a Organização! E para que isso aconteça, eles precisam estar integrados de forma inteligente, sendo crucial um gerenciamento bem estruturado. Daí o nome GESTÃO POR PROCESSOS.


Gestão por Processo, também conhecido pela sigla em inglês BPM (Business Process Management), é uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir monitorar, controlar e melhorar processos de negócios automatizados ou não, para alcançarmos resultados pretendidos, consistentes e alinhados com as metas estratégicas de uma organização (BPM CBOK).


A gestão por processos objetiva criar uma cultura dentro da organização, se refere a uma forma de ver e gerenciar um empreendimento, sendo mais que apenas um modelo de gestão de negócio. Conforme Dinsmore (2009 apud CARDOSO; et al, 2011) “é uma forma de organizar a estrutura da entidade, realocando os recursos disponíveis nas áreas priorizadas pelas metas da instituição de forma a melhorar o desempenho de cada uma, o que gera um alinhamento entre os processos da organização e suas estratégias”.


O presidente da ABPMP International, Tony Benedict (2013), conceitua essa abordagem como “uma disciplina que muda a forma tradicional de como as organizações gerenciam seus fluxos de trabalho, representa uma revolução na direção de mudanças rápidas e inovação para otimizar o trabalho e o relacionamento com clientes”.


Quando se implementa a gestão por processos na organização é importante ter em mente que não se trata de um projeto com uma data fim, mas sim de um processo de contínuo de aprendizados e aperfeiçoamentos. Logo, para o sucesso deste modelo, é necessário uma mentalidade de melhoria contínua. Trata-se de um ciclo, conforme representado abaixo:


Ciclo de vida BPM. Fonte: Manual CBOK, 2014.


Mas quais são as vantagens diretas de se implementar a gestão por processos?

Essa abordagem contribuirá para que o empreendimento obtenha diversos resultados, dentre eles:

  • Cumprir a missão e visão da organização;

  • Maior visibilidade;

  • Maior padronização;

  • Maior integração;

  • Facilidade para monitorar indicadores e gerenciar desempenho;

  • Melhoria Contínua;

  • Satisfação dos clientes e colaboradores;

  • Redução de custos;

  • Aumento da produtividade;

  • Melhor qualidade dos produtos e serviços.

Portanto, ela proporcionará benefícios para todas as partes interessadas:

Para a Organização:

  • Respostas mais ágeis às mudanças internas e externas;

  • Melhor compreensão do negócio;

  • Definição clara de responsabilidade e propriedade sobre os processos;

  • Controle de custos, qualidade e melhoria contínua;

  • Conhecimento tácito formalizado;

  • Alto nível de padronização.

  • Melhor consistência e adequação da capacidade do negócio.

Para o cliente:

  • Transformação dos processos impacta positivamente os clientes;

  • Compromissos com clientes são melhor controlados;

  • Expectativas são melhor atendidas;

  • Melhor experiência durante o contato com a empresa;

  • O cliente é o foco da melhoria dos processos.

Para a gerência:

  • Confirmação de que as atividades realizadas estão agregando valor;

  • Otimização do desempenho;

  • Melhoria de planejamento e projeções;

  • Superação de barreiras funcionais;

  • Facilitação de benchmarking interno e externo;

  • Mais autonomia para o funcionário;

  • Maior facilidade para tomada de decisão;

  • Foco em resultados globais.

Para o ator do processo (pessoa que executa o processo):

  • Maior segurança e ciência sobre seus papéis e responsabilidades;

  • Maior compreensão do todo;

  • Clareza de requisitos do ambiente de trabalho;

  • Uso de ferramentas de trabalho apropriadas;

  • Maior contribuição para os resultados da organização.


E como tudo isso acontece na prática?

A modelagem do processo define todos os fatores envolvidos para a realização do trabalho, sendo eles: O QUE, ONDE, QUANDO, POR QUE, COMO e QUEM. Esses elementos podem ser representados de forma bem simples e visual por meio de fluxogramas, como representado a seguir:


Exemplo de fluxograma de processo. Fonte: BPM CBOK (2014)


Após o desenho do processo por meio de fluxogramas, é interessante descrever o mesmo de modo mais detalhado através de Procedimento Operacional Padrão (POP), Instrução de Trabalho, Manuais ou qualquer outro formato que permita o colaborador compreender e executar suas tarefas corretamente.


Dessa forma, realizar uma gestão por processos vai além do conhecimento das atividades que compõem o Negócio, significa entender o objetivo de cada uma, o porquê está sendo realizada daquela forma, quantas pessoas são necessárias para executá-la, quanto tempo e quais recursos (sejam eles tecnológicos, materiais, informações, etc) são demandados, bem como a inter-relação com outras atividades (até mesmo de outros departamentos!). E, com isso, é possível identificar com maior facilidade as falhas, as oportunidades de melhoria, bem como os indicadores que permitirão melhor monitoramento do desempenho do processo.

Implementar BPM em qualquer organização requer muita disciplina e disposição para inovar, criar e mudar. É a base para a melhoria contínua e precisa ser cultivada no dia a dia da organização.

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Referências:

BPM CBOK – Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio. Corpo Comum do Conhecimento – ABPMP BPM CBOK V3.0, Associationof Business Process Management Professionals, 2014.

DINSMORE, Paul; CABANIS-BREWIN, Jeannette. AMA: manual de gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro: Brasport, 2009.

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